Sappiamo bene che la sorveglianza dei lavoratori, al fine di monitorare la loro attività in modo sistematico, costante e mirato da parte del datore di lavoro è vietata.
Essendo una tematica molto attuale e sensibile per le aziende, lo Studio ha pensato di realizzare, anche un contributo video che potrai vedere qui di seguito
https://youtu.be/skDc_o1U8ws
E’ tuttavia consentito riprendere i lavoratori, per adempiere ad altra finalità?
Si, per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, nel rispetto delle altre garanzie previste dalla normativa di settore in materia di installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo (art. 4 della l. 300/1970).
Quale procedura si deve seguire per poter installare le telecamere in azienda?
Al fine di poter installare le videocamere si deve procedere con un consulto ed un accordo con le RSA ed RSU, se presenti in azienda, e poi con l’inoltro della domanda di autorizzazione all’Ispettorato del Lavoro, il cui modulo è scaricabile al seguente link
In mancanza di accordo sindacale, se si ha il consenso dei lavoratori, posso installare le videocamere?
No.
Nel caso di positivo accordo sindacale, cosa l’azienda è obbligata a effettuare ai fini Privacy?
- l’azienda deve dare adeguata informativa ai lavoratori (tutti i soggetti che hanno accesso in azienda, quindi non solo dipendenti, ma anche consulenti, fornitori, ecc);
- aggiornare il registro dei trattamenti, essendo la videosorveglianza una tipologia di trattamento;
- esporre cartello prima dell’inizio dell’area di ripresa (cliccando sul link è consultabile il modello semplificato pubblicato sul sito del Garante della Privacy);
- effettuare una valutazione d’impatto se la tipologia dei dati trattati lo richiede (es. dati biometrici).
Se l’azienda utilizza videocamere non attive o false, è passibile di sanzione?
Si. Se installate, occorrerà smontarle perché non a norma e dovrà essere effettuata la domanda preventiva per l’installazione.
Se le videocamere funzionano esclusivamente in fascia notturna, non vi è passaggio di nessun lavoratore, e vengono disattivate prima dell’ingresso dei lavoratori, si può evitare di inoltrare la domanda di autorizzazione all’Ispettorato del lavoro?
Si, non essendoci il controllo sui lavoratori. Si dovrà comunque esporre i cartelli e consegnare le Informative.
Nel caso in cui le videocamere dovessero essere attive anche solo per un’ora nella mattina all’ingresso dei lavoratori, o nel caso di accesso di lavoratori in caso di turni di lavoro, è necessaria la preventiva domanda di autorizzazione?
Si.
E’ necessaria l’autorizzazione del Garante della Privacy per l’installazione di telecamere?
No.
Per quanto tempo si possono conservare le immagini?
Le immagini registrate non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite (art. 5, paragrafo 1, lett. c) ed e), del GDPR).
In via generale, gli scopi legittimi della videosorveglianza sono spesso la sicurezza e la protezione del patrimonio. Solitamente è possibile individuare eventuali danni entro uno o due giorni. Quanto più prolungato è il periodo di conservazione previsto (soprattutto se superiore a 72 ore), tanto più argomentata deve essere l’analisi riferita alla legittimità dello scopo e alla necessità della conservazione.
Ad esempio, normalmente il titolare di un piccolo esercizio commerciale si accorgerebbe di eventuali atti vandalici il giorno stesso in cui si verificassero. Un periodo di conservazione di 24 ore è quindi sufficiente. La chiusura nei fine settimana o in periodi festivi più lunghi potrebbe tuttavia giustificare un periodo di conservazione più prolungato.
Alcuni casi concreti di violazione
- Borgo Fonte Scura s.r.l. (ordinanza n. 213 del 29 ottobre 2020): sanzione di 4mila euro perché la società ha fatto installare ed ha utilizzato un impianto di videosorveglianza con specifiche caratteristiche non conformi a quanto prescritto nell’autorizzazione rilasciata dalla Direzione Territoriale del Lavoro di Teramo;
- Charly Mike s.r.l. (n. 256 del 26 novembre 2020): 3 mila euro di sanzione in quanto “nell’accertamento ispettivo è stato accertato che presso la struttura erano presenti 17 telecamere fisse e una con ripresa a 360°, collocate all’interno e all’esterno della struttura. Il sistema è risultato funzionante, con visualizzazione delle immagini raccolte su un monitor collegato all’impianto di videosorveglianza posizionato presso la reception. I verbalizzanti anche in questo caso hanno accertato che non era presente alcun cartello informativo relativo all’impianto di videosorveglianza”;
- Istituto per Ciechi Ardizzone Gioeni (ordinanza di ingiunzione n. 327 del 16 settembre 2021): sanzione di 5 mila euro “in quanto l’Istituto ha installato alcune telecamere idonee a riprendere le aree occupate da tre ospiti della struttura, i quali devono necessariamente recarsi nei locali doccia attraversando un corridoio sottoposto a videosorveglianza, potendosi pertanto trovare, anche involontariamente, in circostanze lesive della propria dignità”.
In conclusione, è bene che le aziende, in base alle specifiche esigenze, si conformino alle norme vigenti in materia per installare un regolare sistema di videosorveglianza, adempiendo anche a tutte le prescrizioni dettate dal GDPR e dal Garante della Privacy.
Infatti, la conformità non si esaurisce nel preventivo accordo sindacale, ma anche nella revisione dell’organizzazione aziendale (ad es. dovranno essere adottate delle procedure per aggiornare le informative, i contratti con le società che forniscono impianti, il registro del trattamento, ecc…).
Se sei un’azienda e hai il dubbio di essere in regola, lo Studio è a disposizione per un’analisi preventiva, all’esito del quale verranno indicate le modifiche necessarie e stilata la documentazione aggiornata.
Verrà inoltre fornita, se d’interesse per il cliente, anche una consulenza per una completa compliance aziendale.
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